11 errores típicos al liquidar sueldos

Para los que nos dedicamos a Gestoría y contabilidad, liquidar sueldos es algo del día a día. Pero incluso las personas con más experiencia cometen errores más de una vez.

Para intentar minimizar tus errores tanto en cálculos como en confección de recibos te dejo aquí un top de los 11 errores más comunes que ocurren al liquidar sueldos:

 

1. No revisar el consejo de salarios.

Los consejos de salarios del Ministerio de trabajo y Seguridad social se actualizan periódicamente, pero la última acta nunca tiene todos los beneficios de un empleado, sino que sólo los que se modificaron o actualizaron. Por tanto, cuando estamos ante una categoría que aún no hemos profundizado conviene mirar todas las actualizaciones que ha tenido la categoría, con el fin de encontrar beneficios que no conocíamos como premio de fin de año, Hs extra permitidas, condiciones de días libres, pagos especiales por nocturnidad o feriados, contabilización de días de licencia, entre otras muchas posibilidades.

Además de la primera revisión completa, debemos tener un registro de en qué fecha se actualiza dicho consejo, a fin de actualizar los salarios en tiempo y forma.

 

2. No mirar la antigüedad del empleado.

Esto es necesario para poder sumar la partida por antigüedad en los recibos, pero ojo que no alcanza con mirar la antigüedad en la empresa. Es necesario saber si la empresa realizó en forma previa un cambio de titularidad. Muchas veces cuando las empresas cambian de titular hacen un traspaso de empleados de una empresa a otra, y en ese traspaso se mantiene entre otras cosas la antigüedad del empleado. Por ello conviene hacer un análisis de dicha situación antes de comenzar con las liquidaciones.

 

3. No revisar el recibo antes de enviarlo.

Esto se debe a que muchas veces se dan errores en los sistemas, como que se tome un porcentaje de descuento que no corresponde, o partidas que no hayan quedado correctamente cargadas.

A modo de anécdota les cuento que hace poco nos pidieron que revise una liquidación por renuncia, y en el recibo de aguinaldo egreso, licencia no gozada y salario vacacional no había ningún tipo de descuentos, siendo que al aguinaldo le corresponde. El recibo fue preparado por el contador de la empresa, y “revisado” por el dueño de la empresa, curiosamente contador también.

Con esto me refiero a que no confiemos ciegamente en los sistemas de liquidación de sueldos. Y si los realizas en Excel, más aún. Revisa que la copia tenga los mismos datos que la original, que las fórmulas estén correctas, que el cálculo de imponible para IRPF contemple las partidas adecuadas, Etc.

 

4. No tener presente las deducciones de IRPF.

Esto aplica a todos, pero más que nada a quienes liquidan en Excel.

A todos respecto a saber qué partidas están gravadas, y sobre todo que deducciones se deben tomar. Es bueno asesorar a la empresa de que le haga firmar el formulario 3.100 a los empleados, para saber que partidas se deducen a fin de que el recibo esté acorde a lo declarado en BPS. También es una práctica recomendable validar que el total de IRPF en recibos coincida con el facturado por BPS. Para los que liquidan en Excel, pueden tener un Excel preparado para calcular el IRPF también, o pueden utilizar el simulador de DGI para calcular el importe en caso de que corresponda.

 

5. Falta de conocimiento respecto a materia gravada.

No es un detalle menor. Más de una vez por falta de conocimiento se realizan mal las deducciones de aportes respecto a partidas variables o periódicas. Conviene tener fresquito qué partidas se consideran gravadas, y si se toman a valor real o ficto.

 

6. No controlar el plazo para el pago.

Es sabido que pocas veces los empleados reclaman por pagos fuera de fecha, pero es importante saber que existe una penalización con multa por abonar los salarios fuera de plazo. Y comúnmente se acepta que el sueldo de un mensual se paga el 10 de cada mes, cuando eso no es correcto. El plazo legal es de 5 días hábiles, con un plazo máximo del 10 de cada mes. Por tanto, si el 1ero de mes es un lunes, el plazo máximo para el pago de dicho salario es el viernes 5.

 

7. No revisar que el recibo contenga todas las formalidades.

Este paso es similar al punto 3, pero más que nada haciendo referencia a otras particularidades como: Si se abona por transferencia, deben estar los datos de la cuenta bancaria a la que se deposita. La vía copia tiene diferencias con la original. La vía del empleado debe tener firma del representante de la empresa, y la que se queda la empresa debe tener la firma del empleado. Se debe aclarar la fecha en que se paga el salario, los datos identificatorios de la empresa, así como los datos identificatorios del empleado, el horario que realiza, la categoría a la que pertenece, entre otras particularidades.

 

8. No actualizar en BPS las condiciones laborales y el consejo de salario.

Esto no es 100% relacionado a la liquidación de sueldos, pero en general lo realiza la misma persona. En BPS debe figurar las condiciones laborales, el consejo de salarios, la categoría, el sueldo, entre otros. Es importante mantener actualizada esta información ya que figura en la planilla de trabajo, y frente a una inspección es bueno tenerla a mano y con toda la información obligatoria.

 

9. No preparar una ficha de personal.

La ficha nos ayuda a controlar los pagos variables, que la cedula y el carnet de salud estén al día, la antigüedad, las licencias, entre otras. Nosotros particularmente preparamos una ficha que contiene: fotocopia de cedula, carnet de salud, carnet de manipulación u otros cuando corresponde. Datos personales de contacto ante emergencias, Datos del núcleo familiar, entre otros, Así como las altas y modificaciones impresas.

 

10. No controlar las licencias.

Muchas veces las empresas, fundamentalmente las más chicas, no llevan un control propio de las licencias, por tanto, no saben cuántos días le corresponde a un empleado, o cuantos les quedan por tomar. Si nos lo solicita, no hay mayor inconveniente que revisarlo. Pero si no nos solicita dicha información y no lo revisamos, podría ocurrir que un empleado acumule días de un año para otro, y eso no sólo no está permitido en líneas generales, sino que puede ocasionar problemas con el empleado, y para nosotros con el dueño de la empresa por no mantenerlo informado. Por ello es una práctica sana revisar ocasionalmente los días de licencia generados y ya tomados.

 

11. No llevar planillas o registro de asistencia y partidas particulares

Dependiendo de la tecnología que utilice la empresa, podrían revisar los ingresos y egresos de personal mediante huella, tarjeta, entre otros. Pero las empresas más pequeñas no manejan estos elementos, por tanto, nos cuesta bastante poco prepararle una planilla de asistencia en Excel y enviarle una copia, a fin de poder tener información fiable de ausencias u horas extra que nos quede de respaldo a la hora de realizar los recibos.

 

Si algo de esto te ha pasado o te suena familiar, te aconsejo que prepares un checklist de lo que debes controlar en forma periódica y en forma ocasional, para que no se te pase nada por alto.

Si quieres profundizar tus conocimientos en liquidaciones de sueldos, te recomiendo que realices nuestro curso de “Analista en Liquidación de sueldos y Administración de personal”, en donde vemos no sólo liquidaciones, sino como incorporar elementos de control de personal. También vemos herramientas de Gestión, modelos de recibos, y cómo tener fichas completas y útiles ante una inspección.

 

¡¡Éxitos!!

 

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